Can we manage hall hire in Scout Suite?

Yes. Groups keep a diary of hall hire bookings, including weekly repeats, check them for clashes with section meetings and events, keep each hirer's insurance certificate and raise invoices for the hire. A leader or the treasurer adds each booking: hirers don't book for themselves.

Will Scout Suite remind us when the gas safety check is due?

Yes. Each maintenance task comes round every so many months, and reminder emails go to the person looking after it before, on and after the due date.

Can hirers or the public use the QR poster?

No. The poster opens the report form for signed-in adults in the group, so anyone on the team can use it, but hirers and the public can't.

Can a District or County use this for its own buildings?

Yes. Building maintenance, the premises audit and reported problems work for Districts and Counties too, for example at a campsite. Hall hire is for Groups.

Adeiladau

Meddalwedd cynnal a chadw cwt Sgowtiaid a llogi neuaddau

Cadwch y cwt yn ddiogel ac yn ennill arian: tasgau cynnal a chadw gydag atgoffwyr, llyfr log tân, tystysgrifau gyda dyddiadau dod i ben, archwiliad adeiladau'r Sgowtiaid, problemau wedi'u riportio o boster cod QR, a bwcio llogi neuaddau sy'n troi'n anfonebau.

Atgoffwyr cynnal a chadwLlyfr log tânArchwiliad adeiladauLlogi neuaddau

Cynnal a chadw sy'n eich atgoffa

Ychwanegwch y gwaith sydd ei angen ar yr adeilad, megis yr EICR, diogelwch nwy, larwm tân, diffoddwyr tân, goleuadau argyfwng a drysau tân, gan nodi pa mor aml y mae pob un yn dod o gwmpas a phwy sy'n gofalu amdano. Anfonir atgoffwyr drwy e-bost wythnos cyn, y diwrnod cynt, ar y diwrnod ac ar ôl y diwrnod, ac mae cwblhau gwaith yn gosod y dyddiad dyladwy nesaf.

Tasgau cynnal a chadw sy'n ailadrodd

Atgoffwyr e-bost o amgylch y dyddiad dyladwy

Rhywun sy'n gyfrifol am bob tasg

Dyddiad dyladwy nesaf wedi'i osod pan gaiff ei gwblhau

Y llyfr log tân a'r tystysgrifau

Cofnodwch bob gwiriad tân gyda'i ganlyniad a phryd mae'r nesaf yn ddyledus, a chadwch y tystysgrifau trydanol, nwy a diffoddwyr tân gyda'u dyddiadau dod i ben, fel nad oes rhaid i neb chwilio pan fydd y cwmni yswiriant neu'r Ddosbarth yn gofyn.

Llyfr log tân

Pasio, methu neu angen gweithredu

Tystysgrifau gyda dyddiadau dod i ben

Dogfennau prydles ac yswiriant

Archwiliad adeiladau'r Sgowtiaid, wedi'i wneud yn iawn

Ewch drwy archwiliad adeiladau Sgowtio Diogel 2026 gyda'r dystiolaeth y mae Scout Suite eisoes yn ei chadw yn cael ei dangos wrth ymyl pob cwestiwn. Mae gan bob bwlch berchennog a dyddiad targed, gall ddod yn dasg cynnal a chadw neu'n gofnod yng nghofrestr risg, ac mae'r archwiliad gorffenedig yn ddogfen PDF ar gyfer eich ymddiriedolwyr.

Archwiliad adeiladau 2026

Tystiolaeth wedi'i dangos ochr yn ochr

Camau gweithredu gyda pherchnogion a dyddiadau

Dogfen PDF ar gyfer Bwrdd yr Ymddiriedolwyr

Gall unrhyw un yn y grŵp roi gwybod am broblem

Gall unrhyw oedolyn yn y grŵp roi gwybod am glo wedi torri neu foeler sy'n gollwng mewn munud, gyda llun. Mae poster cod QR ar bob adeilad neu ystafell yn agor y ffurflen gyda'r adeilad hwnnw eisoes wedi'i ddewis, ac anfonir yr adroddiad yn syth drwy e-bost at bwy bynnag sy'n gofalu amdano.

Poster cod QR ar gyfer pob adeilad neu ystafell

Argraffu neu Lawrlwytho PDF

Anfonwyd drwy e-bost at y person iawn

Y sawl a roddodd wybod yn cael ei ddiweddaru

Llogi neuaddau sy'n talu ei ffordd

Cadwch ddyddiadur o bwy sy'n defnyddio'r neuadd, gyda bwcio ailadroddus wythnosol a gwiriad gwrthdaro yn erbyn cyfarfodydd a digwyddiadau'r adran. Cadwch dystysgrif yswiriant pob llogwr gyda'r dyddiad y mae'n dod i ben, cofnodwch pryd y gwnaethant dderbyn eich telerau, a chodwch anfoneb, gydag ernes os dymunwch.

Dyddiadur llogi a bwcio

Gwiriad gwrthdaro yn erbyn cyfarfodydd a digwyddiadau

Yswiriant llogwyr gyda dyddiadau dod i ben

Anfonebau gydag ernes ddewisol

Mae'n cyfrif i gyd yn y cyfrifon

Mae gan incwm llogi'r neuadd ei gategori ei hun o dan y pennawd cyfrifon elusennol cywir, mae contractwyr, landlordiaid ac yswirwyr yn eistedd yn eich cysylltiadau, a'r cwt wedi'i binio ar y map.

Categori incwm llogi neuadd

Contractwyr, landlordiaid ac yswirwyr

Eich Pencadlys ar y map

Mae Ardaloedd a Siroedd hefyd yn gofalu am eu heiddo

Meddalwedd cynnal a chadw cwt Sgowtiaid a llogi neuaddau

Lle mae hyn yn ffitio yn Scout Suite

Mae Scout Suite yn fwy nag un nodwedd. Mae'r dudalen hon yn cysylltu â'r system ehangach ar gyfer aelodau, rhieni, arweinwyr, trysoryddion ac ymddiriedolwyr.

Gweithrediadau'r grŵp

Rhedwch adrannau, arweinwyr, aelodau, cofnodion ac adroddiadau mewn un system ddiogel sydd wedi'i hadeiladu ar gyfer grwpiau Sgowtiaid yn y DU.

Archwilio Gweithrediadau'r grŵp

Cyllid

Casglwch danysgrifiadau, dosbarthwch anfonebau y gall teuluoedd eu talu o ddolen, derbyniwch daliadau cerdyn a Debyd Uniongyrchol, rhowch gyllideb ei hun i bob adran, cysonwch y banc o fwydlen fyw a chynhyrchwch adroddiadau sy'n barod ar gyfer elusen.

Archwilio Cyllid

Rhaglen

Olrheiniwch fathodynnau, gofynion, stoc, gweithgareddau rhaglen a lleoliad gwisg unffurf ar draws y grŵp cyfan, yna gwelwch pa fathodynnau sy'n ddyledus, pa rai sydd i'w cyflwyno o hyd, ac argraffwch fewnosodiad cod ar gyfer pob person ifanc.

Archwilio Rhaglen

Digwyddiadau

Cynlluniwch ddigwyddiadau, casglwch gofrestriadau, rheolwch bresenoldeb, caniatâd, cyllidebau, rhestrau cit, cynorthwywyr a dogfennau digwyddiadau.

Archwilio Digwyddiadau

Ffonau grŵp

Rhowch rif ffôn parhaol yn y DU i'ch grŵp, archebwch eSIMs i arweinwyr sy'n gallu ffonio'i gilydd, a dilyswch WhatsApp ar linell y grŵp, ar gyfer rhedeg o ddydd i ddydd ac ar gyfer digwyddiadau mawr.

Archwilio Ffonau grŵp

Llifau galwadau

Adeiladwch lifau galwadau gweledol y gellir eu rhannu ar gyfer eich grŵp, dosbarth neu sir / ardal / rhanbarth: dewislenni, ffonio arweinwyr, amserlenni, negeseuon llais a llwybro sy'n gweithio ar gyfer cyswllt bob dydd ac ar gyfer digwyddiadau mawr.

Archwilio Llifau galwadau

Rhieni

Rhowch le diogel i rieni reoli manylion eu plant, caniatâd, anfonebau, bathodynnau a manylion Debyd Uniongyrchol.

Archwilio Rhieni

Diogelwch

Rheoli asesiadau risg, digwyddiadau, problemau a adroddwyd, y gofrestr risg, cofnodion diogelu data, caniatâd a chadw data ar gyfer grwpiau Sgowtiaid.

Archwilio Diogelwch

Cwestiynau y mae grwpiau'n eu gofyn

Allwn ni reoli llogi neuadd yn Scout Suite?

Gallwch. Mae Grwpiau'n cadw dyddiadur o archebion llogi neuadd, gan gynnwys ailadrodd wythnosol, yn eu gwirio am wrthdaro â chyfarfodydd a digwyddiadau'r adran, yn cadw tystysgrif yswiriant pob llogwr ac yn codi anfonebau am y llogi. Mae arweinydd neu'r trysorydd yn ychwanegu pob archeb: dydy llogwyr ddim yn bwcio drostynt eu hunain.

A fydd Scout Suite yn ein hatgoffa pryd mae'r gwiriad diogelwch nwy'n ddyledus?

Bydd. Mae pob tasg cynnal a chadw'n dod o gwmpas bob cymaint o fisoedd, ac mae negeseuon e-bost atgoffa'n mynd at y person sy'n gofalu amdani cyn, ar ac ar ôl y dyddiad dyledus.

A all llogwyr neu'r cyhoedd ddefnyddio'r poster côd QR?

Na allant. Mae'r poster yn agor y ffurflen adrodd ar gyfer oedolion sydd wedi mewngofnodi yn y grŵp, felly gall unrhyw un ar y tîm ei ddefnyddio, ond ni all llogwyr na'r cyhoedd.

A all Ardal neu Sir ddefnyddio hyn ar gyfer ei hadeiladau ei hun?

Gallant. Mae cynnal a chadw adeiladau, archwiliad yr eiddo a phroblemau a adroddwyd yn gweithio i Ardaloedd a Siroedd hefyd, er enghraifft mewn gwersylloedd. Mae llogi neuadd ar gyfer Grwpiau.