Cytundeb Prosesu Data

1. Geiriau rydym yn eu defnyddio

• Ystyr cyfraith diogelu data yw GDPR y DU, Deddf Diogelu Data 2018, Rheoliadau Preifatrwydd a Chyfathrebu Electronig 2003, ac unrhyw gyfraith sy'n eu newid neu'n cymryd eu lle, gan gynnwys Deddf Data (Defnydd a Mynediad) 2025.
• Ystyr data personol y Cwsmer yw data personol rydym yn ei brosesu ar ran y Cwsmer pan fyddwn yn darparu Scout Suite.
• Ystyr is-brosesydd yw cwmni arall rydym yn ei ddefnyddio sy'n prosesu data personol y Cwsmer.
• Mae i rheolydd, prosesydd, gwrthrych data, tor-diogelwch data personol a data categori arbennig yr ystyron sydd iddynt yng nghyfraith diogelu data.

2. Pwy sy'n gyfrifol am beth

Y Cwsmer yw rheolydd data personol y Cwsmer, a ni yw ei brosesydd. Y Cwsmer sy'n penderfynu pa ddata personol sy'n mynd i Scout Suite a pham. Mae'n gyfrifol am fod â sail gyfreithlon ar ei gyfer, gan gynnwys amod ar gyfer unrhyw ddata categori arbennig, ac am ddweud wrth wrthrychau data sut mae eu data'n cael ei ddefnyddio.

Ni yw rheolydd rhywfaint o ddata personol ein hunain, fel manylion mewngofnodi deiliaid cyfrifon, cysylltiadau bilio a dadansoddeg ein gwefan. Mae ein Polisi Preifatrwydd yn ymdrin â'r data hwnnw, nid y DPA hwn.

GoCardless. Os yw'r Cwsmer yn cysylltu ei gyfrif GoCardless ei hun i gasglu Debyd Uniongyrchol neu dderbyn taliad drwy'r banc, mae GoCardless a'r Cwsmer yn rheolyddion annibynnol ar gyfer manylion y talwyr a gedwir yn y cyfrif hwnnw, o dan delerau GoCardless ei hun. Pan fyddwn yn darllen neu'n newid y cyfrif hwnnw, rydym yn gwneud hynny ar gyfarwyddyd y Cwsmer, fel ei brosesydd. Mae cytundeb GoCardless â ni fel partner integreiddio yn ei gwneud yn ofynnol i ni ddweud wrth GoCardless yn ddiangen o oedi os cawn gais neu gŵyn a gyfeiriwyd at GoCardless, neu os yw achos o dorri data personol yn ymwneud â data a brosesir ar gyfer cyfrif GoCardless y Cwsmer. Rydym yn gwneud hynny, ac yn dweud wrth y Cwsmer.

3. Beth rydym yn ei brosesu

• Pwnc a diben: darparu Scout Suite i'r Cwsmer, gan gynnwys cymorth, diogelwch a chadw'r gwasanaeth i redeg.
• Hyd: cyhyd ag y mae'r Cwsmer yn defnyddio Scout Suite, ac yna hyd nes y byddwn yn dileu'r data o dan adran 11.
• Natur y prosesu: storio, trefnu, dangos, anfon, trawsgrifio, dadansoddi (gan gynnwys gyda nodweddion AI pan fydd rhywun yn eu defnyddio), allforio a dileu data, fel y mae defnydd y Cwsmer o Scout Suite yn ei gwneud yn ofynnol.
• Gwrthrychau data: pobl ifanc, rhieni a gofalwyr, gwirfoddolwyr, ymddiriedolwyr, aelodau, cefnogwyr, llogwyr a chyflenwyr y Cwsmer, ac unrhyw un arall y mae'r Cwsmer yn ei gofnodi neu'n cysylltu ag ef drwy Scout Suite.
• Mathau o ddata personol: enwau a manylion cyswllt, dyddiadau geni, aelodaeth, rolau, presenoldeb, bathodynnau a gwobrau, lluniau, caniatâd, cofnodion cyllid a thaliadau, negeseuon, galwadau, recordiadau a thrawsgrifiadau, ac unrhyw beth arall y mae'r Cwsmer yn dewis ei gofnodi.
• Data categori arbennig: gwybodaeth iechyd a meddygol, anghenion deietegol, anghenion ychwanegol ac anableddau, ac unrhyw wybodaeth categori arbennig neu ddiogelu arall y mae'r Cwsmer yn dewis ei chofnodi. Gweler adran 13.

4. Dilyn cyfarwyddiadau'r Cwsmer

Dim ond ar gyfarwyddiadau dogfennol y Cwsmer y byddwn yn prosesu data personol y Cwsmer. Y cyfarwyddiadau hynny yw: y Telerau a'r DPA hwn; y ffordd y mae'r Cwsmer a'i ddefnyddwyr yn gosod ac yn defnyddio Scout Suite; ac unrhyw gyfarwyddiadau ysgrifenedig rhesymol eraill y mae'r Cwsmer yn eu rhoi i ni sy'n gyson â'r Telerau.

Os yw'r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol i ni brosesu data personol y Cwsmer mewn unrhyw ffordd arall, byddwn yn dweud wrth y Cwsmer yn gyntaf, oni bai bod y gyfraith yn gwahardd hynny.

Byddwn yn dweud wrth y Cwsmer ar unwaith os ydym yn credu bod cyfarwyddyd yn torri cyfraith diogelu data.

5. Cyfrinachedd

Mae pawb rydym yn caniatáu iddynt brosesu data personol y Cwsmer wedi'u rhwymo i'w gadw'n gyfrinachol, drwy gontract neu drwy'r gyfraith, a dim ond y mynediad sydd ei angen ar gyfer eu gwaith y maen nhw'n ei gael.

6. Diogelwch

Rydym yn cymryd mesurau technegol a threfniadol priodol i ddiogelu data personol y Cwsmer, fel y mae Erthygl 32 GDPR y DU yn ei gwneud yn ofynnol. Ar hyn o bryd maen nhw'n cynnwys:

• Amgryptio wrth drosglwyddo: dim ond dros gysylltiadau wedi'u hamgryptio (HTTPS) y mae Scout Suite ar gael.
• Amgryptio wrth storio: mae ein darparwr cynnal yn amgryptio'r gronfa ddata a'r ffeiliau sy'n cael eu storio. Rydym yn amgryptio'r manylion mynediad ar gyfer rhai cyfrifon cysylltiedig, fel tocynnau cyfrifon talu, eto cyn eu storio.
• Rheolaethau mynediad: caniatâd yn ôl rôl ym mhob Grŵp, Dosbarth a Sir, fel mai dim ond yr hyn y mae eu rôl yn ei ganiatáu y mae pobl yn ei weld. Gellir cyfyngu Arweinwyr Tîm i'w hadran eu hunain, a dim ond cofnodion eu teulu eu hunain y mae rhieni'n eu gweld.
• Diogelu mewngofnodi: cyfrineiriau wedi'u stwnsio, passkeys, mewngofnodi sengl ar gyfer sefydliadau sy'n ei osod, a chyfyngiadau ar ymdrechion mewngofnodi dro ar ôl tro.
• Logiau archwilio: mae newidiadau a dileadau'n cael eu cofnodi, gyda phwy a'u gwnaeth a phryd.
• Modd preifatrwydd: mae un switsh yn cymylu enwau, cyfeiriadau e-bost a lluniau pobl ifanc pan allai eraill weld sgrin.
• Cofnodion sgyrsiau sy'n dangos ymyrraeth: mae pob cofnod sgwrs wedi'i lofnodi'n ddigidol, felly gellir canfod unrhyw newid.
• Copïau wrth gefn: gellir adfer y gronfa ddata i unrhyw bwynt yn y 30 diwrnod diwethaf.
• Amgylchedd profi ar wahân: rydym yn profi newidiadau ar gopi ar wahân o Scout Suite sydd ond yn cadw data prawf.
• Mynediad cyfyngedig gan staff: dim ond y bobl sydd ei angen all gael mynediad at y systemau sy'n cadw data personol y Cwsmer.
• Manylion cardiau: nid ydym byth yn gweld nac yn storio rhifau cardiau llawn. Darparwyr taliadau sy'n eu cadw.

Rydym yn adolygu'r mesurau hyn a gallwn eu newid, cyn belled nad yw lefel gyffredinol yr amddiffyniad yn gostwng.

7. Is-broseswyr

Mae'r Cwsmer yn rhoi awdurdod cyffredinol i ni ddefnyddio is-broseswyr. Mae'r rhestr bresennol, gyda beth mae pob un yn ei wneud a ble mae'n prosesu data, ar ein tudalen is-broseswyr, sy'n rhan o'r DPA hwn. Dim ond pan fydd y Cwsmer yn defnyddio'r nodwedd sydd eu hangen y mae is-broseswyr dewisol yn cael data personol y Cwsmer.

O leiaf 30 diwrnod cyn i ni ychwanegu neu newid is-brosesydd, rydym yn dweud wrth y Cwsmer: rydym yn diweddaru'r dudalen is-broseswyr, ei log newidiadau a'i ffrwd, yn anfon e-bost at weinyddwyr y Cwsmer ac yn dangos hysbysiad yn Scout Suite. Os oes rhaid i ni newid un ar frys, er enghraifft oherwydd problem ddiogelwch neu ddarparwr yn cau, rydym yn rhoi cymaint o rybudd ag y gallwn ac yn esbonio pam.

Gall y Cwsmer wrthwynebu is-brosesydd newydd yn ystod y cyfnod rhybudd, ar seiliau diogelu data rhesymol, drwy anfon e-bost at privacy@scoutsuite.app. Byddwn yn ceisio datrys y gwrthwynebiad, er enghraifft drwy gadw'r Cwsmer oddi ar y darparwr newydd neu ddiffodd y nodwedd dan sylw iddo. Os na allwn: ar gyfer is-brosesydd dewisol, gall y Cwsmer roi'r gorau i ddefnyddio'r nodwedd sydd ei angen; ar gyfer is-brosesydd craidd, gall y Cwsmer roi'r gorau i ddefnyddio Scout Suite cyn i'r newid ddod i rym.

Mae pob is-brosesydd wedi'i rwymo gan gontract ysgrifenedig gyda rhwymedigaethau diogelu data sy'n diogelu data personol y Cwsmer o leiaf cystal â'r DPA hwn. Rydym yn parhau i fod yn gyfrifol i'r Cwsmer am waith ein his-broseswyr.

8. Helpu gyda cheisiadau gwrthrychau data

Mae Scout Suite yn rhoi offer i'r Cwsmer ddelio â'r rhan fwyaf o geisiadau ei hun: gall ddod o hyd i gofnodion pobl, eu cywiro, eu hallforio a'u dileu, a chadw golwg ar geisiadau am fynediad at ddata a'u dyddiadau cau.

Os bydd rhywun yn cysylltu â ni'n uniongyrchol am ddata personol y Cwsmer, rydym yn trosglwyddo'r cais i'r Cwsmer heb oedi gormodol, a dydyn ni ddim yn ei ateb ein hunain oni bai bod y Cwsmer yn gofyn i ni wneud hynny. Lle nad yw'r offer yn ddigon, rydym yn helpu'r Cwsmer i ymateb, cyn belled ag y gallwn yn rhesymol o ystyried natur y prosesu.

9. Tor-diogelwch data personol

Os down yn ymwybodol o dor-diogelwch data personol sy'n effeithio ar ddata personol y Cwsmer, rydym yn dweud wrth y Cwsmer heb oedi gormodol, a'n nod yw gwneud hynny o fewn 48 awr. Mae hynny'n rhoi amser i'r Cwsmer roi gwybod i'r ICO o fewn 72 awr lle mae angen.

Rydym yn dweud wrth y Cwsmer beth rydym yn ei wybod, ac yn ychwanegu ato wrth i ni ddysgu mwy: beth ddigwyddodd, y mathau a nifer bras y bobl a'r cofnodion dan sylw, y canlyniadau tebygol, beth rydym wedi'i wneud neu'n bwriadu ei wneud amdano, ac â phwy i gysylltu am ragor o wybodaeth.

Rydym yn anfon e-bost at weinyddwyr y Cwsmer, ac yn cymryd camau rhesymol i reoli'r tor-diogelwch a'i atal rhag digwydd eto. Nid yw dweud wrth y Cwsmer am dor-diogelwch yn gyfaddefiad o fai.

10. Asesiadau effaith a'r ICO

Rydym yn helpu'r Cwsmer gydag asesiadau o'r effaith ar ddiogelu data (DPIAs), a gydag unrhyw ymgynghori â'r ICO, drwy roi'r wybodaeth sydd ei hangen arno'n rhesymol am sut mae Scout Suite yn prosesu data personol. Mae ein tudalen is-broseswyr ac adran Nodweddion AI ein Polisi Preifatrwydd yn lle da i ddechrau.

11. Dileu neu ddychwelyd data ar y diwedd

Tra bo'n defnyddio Scout Suite, gall y Cwsmer lawrlwytho copi llawn o'i ddata ar unrhyw adeg o Settings, Data export, a gall ddileu cofnodion unigol.

Rhaid i'r Cwsmer allforio unrhyw beth y mae eisiau ei gadw cyn i'w danysgrifiad ddod i ben. Nid ydym yn darparu allforion wedyn. Rydym yn cadw data'r Cwsmer nes i'r tanysgrifiad ddod i ben, ac yna am 60 diwrnod. Ar ôl hynny rydym yn dileu data personol y Cwsmer, gan gynnwys y cofnodion sgyrsiau a gedwir ar vcon.store, oni bai bod y gyfraith yn mynnu ein bod yn ei gadw. Mae copïau yn ein copïau wrth gefn o'r gronfa ddata yn cael eu tynnu wrth i'r copïau wrth gefn ddod i ben, o fewn 30 diwrnod pellach.

Rydym yn cadw ein cofnodion bilio a chyfrifyddu ein hunain am y Cwsmer cyhyd ag y mae'r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol. Mae ein Polisi Preifatrwydd yn ymdrin â'r rheini.

12. Gwybodaeth ac archwiliadau

Rydym yn rhoi'r wybodaeth sydd ei hangen ar y Cwsmer yn rhesymol i ddangos ein bod yn bodloni ein rhwymedigaethau o dan Erthygl 28, er enghraifft drwy ateb holiadur diogelwch neu gwestiynau Bwrdd yr Ymddiriedolwyr.

Os nad yw hynny'n ddigon, gall y Cwsmer, neu archwilydd annibynnol y mae'n ei benodi sydd wedi'i rwymo i gyfrinachedd, archwilio ein cydymffurfiaeth, gan gynnwys drwy arolygiad. Rhaid i'r Cwsmer roi o leiaf 30 diwrnod o rybudd ysgrifenedig, a dim ond unwaith mewn unrhyw 12 mis y gall archwiliadau ddigwydd oni bai bod tor-diogelwch data personol wedi bod neu fod rheoleiddiwr yn gofyn am un. Rhaid i archwiliadau beidio ag amharu ar y gwasanaeth na rhoi data cwsmeriaid eraill mewn perygl. Mae pob ochr yn talu ei chostau ei hun.

13. Data categori arbennig a phlant

Mae Scout Suite yn cadw gwybodaeth am blant, gan gynnwys gwybodaeth feddygol a diogelu. Rydym yn ei thrin yn arbennig o ofalus:

• dim ond i bobl y mae eu rôl yn caniatáu hynny y mae cofnodion meddygol a sensitif eraill yn cael eu dangos;
• dim ond pan fydd rhywun yn defnyddio nodwedd ar gofnod sy'n ei chynnwys y mae nodweddion AI yn ei phrosesu;
• nid ydym byth yn ei defnyddio ar gyfer marchnata na dadansoddeg, ac nid ydym byth yn ei gwerthu.

Rhaid i'r Cwsmer gofnodi dim ond y data categori arbennig sydd ei angen arno, gyda sail gyfreithlon ac amod Erthygl 9, a dylai osod rolau fel mai dim ond y bobl gywir all ei weld.

14. Trosglwyddiadau rhyngwladol

Efallai y byddwn ni a'n his-broseswyr yn prosesu data personol y Cwsmer y tu allan i'r DU. Pan fyddwn yn gwneud hynny, rydym yn sicrhau bod cyfraith diogelu data yn caniatáu'r trosglwyddiad, gan ddefnyddio un o'r rhain: gwlad y mae'r DU wedi'i chymeradwyo, fel gwledydd yr AEE; pont ddata y DU-UDA, ar gyfer cwmnïau yn yr UD sydd wedi'u hardystio iddi; neu Gytundeb Trosglwyddo Data Rhyngwladol y DU (IDTA) neu Atodiad y DU i gymalau contract safonol yr UE, gydag asesiad risg trosglwyddo. Mae'r dudalen is-broseswyr yn dweud pa un sy'n berthnasol i bob cwmni.

Mae galwadau ffôn yn cael eu trin ar ein gweinyddion ein hunain yn y DU.

15. Atebolrwydd

Mae atebolrwydd pob parti o dan y DPA hwn yn ddarostyngedig i'r terfynau yn y Telerau, ac eithrio lle nad yw cyfraith diogelu data yn caniatáu cyfyngu ar atebolrwydd.

16. Newidiadau a thelerau cyffredinol

Efallai y byddwn yn diweddaru'r DPA hwn i adlewyrchu newidiadau yn y gyfraith neu yn Scout Suite. Byddwn yn dweud wrth weinyddwyr y Cwsmer am newidiadau pwysig o leiaf 30 diwrnod cyn iddynt ddod i rym, ac ni fyddwn yn gwneud newidiadau sy'n lleihau'r amddiffyniad i ddata personol y Cwsmer.

Mae'r DPA hwn yn cael ei lywodraethu gan gyfreithiau Cymru a Lloegr, fel y mae'r Telerau.

Cwestiynau am y DPA hwn: privacy@scoutsuite.app.