Does Scout Suite file our annual return or accounts?

No. Scout Suite produces the figures, by charity accounts heading, and the trustee report. You still file with the Charity Commission, OSCR or CCNI on the regulator's own website.

Can trustees see young people's details?

A Trustee reads the group's figures, not young people's details. The Chair and the Group Lead Volunteer can do everything an admin can, and the Treasurer manages the finances.

Does it work for Districts and Counties?

Yes. Districts, Counties, Areas and Regions have their own trustee report, declarations of interest, risk register and documents.

Does the trustee report cover disclosure checks?

No. Disclosure checks and training are kept in the Scouts' own membership system, so they aren't part of the report.

Ymddiriedolwyr

Meddalwedd bwrdd ymddiriedolwyr a llywodraethu Sgowtiaid

Rhowch i'ch Bwrdd Ymddiriedolwyr yr hyn sydd ei angen arno: adroddiad ymddiriedolwyr gyda'r hyn sydd angen penderfyniad yn gyntaf, datganiadau buddiant blynyddol, cofrestr risg, dogfennau allweddol gyda dyddiadau dod i ben, cofnodion wedi'u cymeradwyo a phenawdau cyfrifon elusennol, gyda'r telerau cywir ar gyfer eich gwlad.

Adroddiad ymddiriedolwyrDatganiadau buddiantCofrestr risgCyfrifon elusennol

Adroddiad ar gyfer pob cyfarfod ymddiriedolwyr

Cynhyrchwch adroddiad ar gyfer yr amser ers y cyfarfod diwethaf. Daw unrhyw beth sydd angen y bwrdd, megis digwyddiadau RIDDOR, risgiau sgôr uchel, tystysgrifau wedi dod i ben, ceisiadau mynediad testun hwyr neu Rodd Cymorth sy'n aros i'w hawlio, yn gyntaf, yna aelodaeth, diogelwch, eiddo, diogelu data ac arian. Cedwir pob adroddiad, gyda PDF ar gyfer papurau'r cyfarfod.

Yr hyn sydd angen penderfyniad, yn gyntaf

Aelodaeth, diogelwch, eiddo ac arian

Adroddiadau a PDFau wedi'u cadw

Mae pob ymddiriedolwr yn gweld dim ond yr hyn y gallant ei weld mewn mannau eraill

Gwaith tŷ ei hun y bwrdd

Mae pob ymddiriedolwr yn datgan ei fuddiannau unwaith y flwyddyn, neu'n ticio nad oes ganddo ddim i'w ddatgan. Mae'r adroddiad yn nodi polisi cronfeydd wrth gefn sy'n ddyledus ei adolygu, yswiriant sydd wedi dod i ben neu ar fin dod i ben, ac unrhyw un sydd heb ddatgan eto.

Datganiadau buddiant blynyddol

Adolygiad polisi cronfeydd wrth gefn

Dyddiadau dod i ben yswiriant

Unrhyw un sydd heb ddatgan eto

Risgiau y gall y bwrdd eu pwyso a'u mesur go iawn

Mae'r gofrestr risg yn cynnwys y risgiau mawr i'r mudiad, wedi'u sgorio cyn ac ar ôl eich rheolyddion, pob un â pherchennog go iawn o blith eich gwirfoddolwyr neu gysylltiadau, ac yn allforio fel PDF ar gyfer y cyfarfod.

Cofrestr risg y mudiad

Sgoriwyd cyn ac ar ôl rheolyddion

Perchnogion o blith gwirfoddolwyr neu gysylltiadau

PDF ar gyfer y cyfarfod

Y dogfennau y gofynnir i ymddiriedolwyr amdanynt

Cadwch y les, yswiriant, dogfen lywodraethu a phapurau grantiau mewn un lle, pob un â dyddiad dod i ben a'r cyswllt y mae'n ymwneud ag ef, ochr yn ochr â'ch landlord, yswiriwr a chontractwyr.

Les ac yswiriant

Dogfen lywodraethu

Dyddiadau dod i ben

Cysylltiadau cysylltiedig

Cofnodion a chofnodau y gallwch sefyll drostynt

Recordiwch neu lwythwch gyfarfod i fyny, cael trawsgrifiad, crynodeb a chofnodion, a llofnodi'r cofnodion i'w cadarnhau. Cedwir pob sgwrs hefyd fel vCon wedi'i lofnodi ar storfa vCon ar wahân, y tu allan i Scout Suite, fel bod y cofnod yn datgelu unrhyw ymyrryd ac yn dal i fod ar gael os caiff rhywbeth yn Scout Suite ei ddileu neu ei ddifrodi.

Trawsgrifiadau, crynodebau a chofnodion

Cofnodion wedi'u cadarnhau

vCons wedi'u llofnodi sy'n datgelu ymyrryd

Yn cael eu cadw y tu allan i Scout Suite

Cyfrifon yn ôl pennawd elusennol, a'r rheoleiddiwr cywir

Daw incwm a gwariant allan o dan benawdau cyfrifon elusennol, wedi'u rhannu'n arian cyfyngedig ac anghyfyngedig, gyda CSV ar gyfer pwy bynnag sy'n paratoi'r cyfrifon. Mae eich rhif elusen wedi'i labelu ar gyfer eich gwlad: y Comisiwn Elusennau, OSCR neu CCNI.

Incwm a gwariant

Mantolen, llif arian a chydbwysiant treial

Penawdau cyfrifon elusennol fel CSV

Y Comisiwn Elusennau, OSCR neu CCNI

Rolau sy'n cyd-fynd â'r bwrdd

Mae gan y Cadeirydd, y Prif Wirfoddolwr Grŵp, y Trysorydd a'r Ymddiriedolwyr eu rôl eu hunain bob un. Mae Ymddiriedolwr yn gweld ffigurau'r grŵp, nid manylion pobl ifanc, ac mae'r cofnod archwilio yn cofnodi pwy newidiodd beth.

Rolau Cadeirydd, Trysorydd ac Ymddiriedolwr

Ffigurau, nid manylion pobl ifanc

Cofnod archwilio

Ceisiadau mynediad gan y pwnc a thoriadau diogelwch

Meddalwedd bwrdd ymddiriedolwyr grŵp Sgowtiaid

Lle mae hyn yn ffitio yn Scout Suite

Mae Scout Suite yn fwy nag un nodwedd. Mae'r dudalen hon yn cysylltu â'r system ehangach ar gyfer aelodau, rhieni, arweinwyr, trysoryddion ac ymddiriedolwyr.

Gweithrediadau'r grŵp

Rhedwch adrannau, arweinwyr, aelodau, cofnodion ac adroddiadau mewn un system ddiogel sydd wedi'i hadeiladu ar gyfer grwpiau Sgowtiaid yn y DU.

Archwilio Gweithrediadau'r grŵp

Cyllid

Casglwch danysgrifiadau, dosbarthwch anfonebau y gall teuluoedd eu talu o ddolen, derbyniwch daliadau cerdyn a Debyd Uniongyrchol, rhowch gyllideb ei hun i bob adran, cysonwch y banc o fwydlen fyw a chynhyrchwch adroddiadau sy'n barod ar gyfer elusen.

Archwilio Cyllid

Rhaglen

Olrheiniwch fathodynnau, gofynion, stoc, gweithgareddau rhaglen a lleoliad gwisg unffurf ar draws y grŵp cyfan, yna gwelwch pa fathodynnau sy'n ddyledus, pa rai sydd i'w cyflwyno o hyd, ac argraffwch fewnosodiad cod ar gyfer pob person ifanc.

Archwilio Rhaglen

Digwyddiadau

Cynlluniwch ddigwyddiadau, casglwch gofrestriadau, rheolwch bresenoldeb, caniatâd, cyllidebau, rhestrau cit, cynorthwywyr a dogfennau digwyddiadau.

Archwilio Digwyddiadau

Ffonau grŵp

Rhowch rif ffôn parhaol yn y DU i'ch grŵp, archebwch eSIMs i arweinwyr sy'n gallu ffonio'i gilydd, a dilyswch WhatsApp ar linell y grŵp, ar gyfer rhedeg o ddydd i ddydd ac ar gyfer digwyddiadau mawr.

Archwilio Ffonau grŵp

Llifau galwadau

Adeiladwch lifau galwadau gweledol y gellir eu rhannu ar gyfer eich grŵp, dosbarth neu sir / ardal / rhanbarth: dewislenni, ffonio arweinwyr, amserlenni, negeseuon llais a llwybro sy'n gweithio ar gyfer cyswllt bob dydd ac ar gyfer digwyddiadau mawr.

Archwilio Llifau galwadau

Rhieni

Rhowch le diogel i rieni reoli manylion eu plant, caniatâd, anfonebau, bathodynnau a manylion Debyd Uniongyrchol.

Archwilio Rhieni

Diogelwch

Rheoli asesiadau risg, digwyddiadau, problemau a adroddwyd, y gofrestr risg, cofnodion diogelu data, caniatâd a chadw data ar gyfer grwpiau Sgowtiaid.

Archwilio Diogelwch

Cwestiynau y mae grwpiau'n eu gofyn

A yw Scout Suite yn cyflwyno ein helusiad flynyddol neu gyfrifon?

Nac ydy. Mae Scout Suite yn cynhyrchu'r ffigurau, yn ôl pennawd cyfrifon elusennol, a'r adroddiad ymddiriedolwyr. Rydych yn dal i gyflwyno i'r Comisiwn Elusennau, OSCR neu CCNI ar wefan y rheoleiddiwr ei hun.

A all ymddiriedolwyr weld manylion pobl ifanc?

Mae Ymddiriedolwr yn darllen ffigurau'r grŵp, nid manylion pobl ifanc. Gall y Cadeirydd a'r Prif Wirfoddolwr Grŵp wneud popeth y gall gweinyddwr ei wneud, ac mae'r Trysorydd yn rheoli'r cyllid.

A yw'n gweithio ar gyfer Ardaloedd a Siroedd?

Ydy. Mae gan Ardaloedd, Siroedd, Rhanbarthau a Chymoedd eu hadroddiad ymddiriedolwyr, datganiadau buddiant, cofrestr risg a dogfennau eu hunain.

A yw'r adroddiad ymddiriedolwyr yn cynnwys gwiriadau datgelu?

Nac ydy. Cedwir gwiriadau datgelu a hyfforddiant yng nghysawd aelodaeth y Sgowtiaid eu hunain, felly nid ydynt yn rhan o'r adroddiad.