Scout SuiteCanllaw sut i
Diogelu data: eich Swyddog Data a ffi'r ICO
Mae rheolau Scouts yn gofyn i bob Grŵp enwi Swyddog Data a chael polisi diogelu data cyhoeddedig, ac mae'r ICO yn dweud bod yn rhaid i sefydliadau sy'n defnyddio gwybodaeth bersonol dalu ffi diogelu data oni bai eu bod wedi'u heithrio. Mae tudalen diogelu data yn Scout Suite yn dangos beth sydd ar waith a beth sydd i'w wneud o hyd. Nid yw'n rhoi cyngor cyfreithiol, ac nid yw'n penderfynu a yw eich Grŵp yn cydymffurfio â'r gyfraith.
Agor y dudalen diogelu data
Agorwch Gosodiadau, yna Diogelu data o dan Data. Gall unrhyw un sydd â mynediad at osodiadau weld y dudalen, a dim ond pobl sydd â mynediad at osodiadau all ei newid. Nid yw Arweinwyr Tîm ac Aelodau yn ei gweld.
Ar y brig, mae Beth mae'r rheolau'n ei ofyn yn rhestru pedwar peth: Swyddog Data wedi'i enwi, ffi'r ICO wedi'i chofnodi ac yn gyfredol, polisi diogelu data wedi'i gymeradwyo, a'r polisi hwnnw wedi'i rannu gyda theuluoedd. Mae pob un yn dangos Ar waith, I'w wneud, Yn ddyledus cyn bo hir neu Wedi mynd heibio'r dyddiad.
Enwi eich Swyddog Data
O dan Swyddog Data, dewiswch Rhywun ar dîm arweinyddiaeth y Grŵp a dewiswch y person o'r rhestr, neu dewiswch Rhywun y tu allan i'r Grŵp a rhowch eu henw a chyfeiriad e-bost y gallant gael post arno. Dewiswch Heb ei enwi eto os nad oes neb wedi'i ofyn.
Mae'r Swyddog Data yn helpu Bwrdd yr Ymddiriedolwyr i ofalu am ddata personol. Mae Bwrdd yr Ymddiriedolwyr yn parhau'n gyfrifol. Nid yw'r Swyddog Data yr un peth â'r Swyddog Diogelu Data statudol, sy'n rôl wahanol. Os nad ydych yn siŵr a oes angen un arnoch, gwiriwch gyda'r ICO.
Mae Scout Suite yn anfon yr atgoffau at weinyddwyr, y cadeirydd a'r trysorydd y Grŵp, ac at y Swyddog Data. Anfonir e-bost uniongyrchol at Swyddog Data o'r tu allan i'r Grŵp, nad oes ganddo gyfrif Scout Suite, yn y cyfeiriad a roddwch, am mai'r atgoffa yw'r unig ffordd y bydd yn gwybod bod y ffi'n ddyledus.
Cofnodi ffi'r ICO
O dan Ffi diogelu data'r ICO, dewiswch Rydym yn talu'r ffi ac wedi cofrestru, Rydym wedi gwirio ac rydym wedi'n heithrio, neu Heb ei wirio eto. Gwiriwch eich sefyllfa ar dudalennau'r ICO ei hun yn gyntaf. Mae'r ICO yn dweud bod yn rhaid i sefydliadau sy'n defnyddio gwybodaeth bersonol dalu'r ffi oni bai eu bod wedi'u heithrio, ac mae ei dudalen eithriadau yn rhestru'r categorïau, gan gynnwys dibenion nid-er-elw.
Os ydych yn talu'r ffi, rhowch y rhif cofrestru o'ch tystysgrif ICO a'r dyddiad y mae'r ffi nesaf yn ddyledus. Nid yw Scout Suite yn talu'r ffi i chi, ac nid yw'n gwybod y swm y mae'r ICO yn ei godi, felly gwiriwch y swm cyfredol ar dudalen yr ICO.
Mae Scout Suite yn anfon e-bost at weinyddwyr, cadeirydd a thrysorydd y Grŵp 30 diwrnod cyn bod y ffi yn ddyledus, 7 diwrnod cyn, ar y diwrnod, ac un diwrnod ar ôl y dyddiad dyledus. Ni ellir diffodd yr atgoffau hyn, am eu bod yn ymwneud â dyletswydd gyfreithiol.
Rhannu eich polisi diogelu data
Mae eitemau polisi'r rhestr wirio yn ymwneud â'r polisi a ysgrifennwch yn Polisïau. Dechreuwch bolisi yn y categori Diogelu data, ysgrifennwch ef, a gofynnwch i ymddiriedolwr ei gymeradwyo. Yna dewiswch Aelodau fel y gall rhieni ac aelodau ei ddarllen yn y Porth Aelodaeth, neu Cyhoeddus fel y gall unrhyw un â'r ddolen ei ddarllen.
Nid yw Scout Suite yn ysgrifennu'r polisi i chi. Mae tudalen y polisi yn cysylltu â chanllawiau Scouts a'r ICO, a dylech wirio'r testun yn erbyn y canllawiau hynny cyn i ymddiriedolwr ei gymeradwyo.
Gwirio'r dudalen bob blwyddyn
Dylai Bwrdd yr Ymddiriedolwyr adolygu diogelu data bob blwyddyn, a chofnodi ei fod wedi gwneud hynny. Mae'r rhestr wirio yn dangos pryd y mae ffi'r ICO yn ddyledus, ac mae'r polisi yn dangos pryd y mae angen ei adolygu nesaf, felly mae un ymweliad bob blwyddyn yn ddigon.
Sefydlu
Mwy yn y pwnc hwn
Dosbarthau, WordPress, mewnforio o'ch hen system, SSO, yr API, y modd preifatrwydd a'r cynorthwyydd.