Scout SuiteCanllaw sut i
Olrhain cerbydau a threlars
Mae gan fws mini MOT, polisi yswiriant a threth, ac mae pob un yn dod i ben ar ddiwrnod y gallai rhywun ei golli. Ychwanegwch y cerbyd unwaith, ychwanegwch ei ddyddiadau, ac mae Scout Suite yn atgoffa'r bobl sy'n gofalu amdano cyn i bob un ddod yn ddyledus.
Ychwanegwch gerbyd
Ar Cerbydau, dewiswch Ychwanegu cerbyd. Rhowch enw iddo, dewiswch Bws mini, Car, Fan, Trelar neu Arall, ac ychwanegwch ei rif cofrestru os oes ganddo un. Mae bws mini, car neu fan yn gofyn am ei seddi. Mae trelar yn gofyn am ei bwysau uchaf.
Gall y Meistr Cyflenwadau, y Gwirfoddolwr Arweiniol y Grŵp, y Cadeirydd a Thîm Arweinyddiaeth y Grŵp ychwanegu a newid cerbydau. Gall Arweinwyr Tîm ac Aelodau eu gweld.
Ychwanegwch y dyddiadau sy'n bwysig
Agorwch y cerbyd a thapio MOT, Yswiriant, Treth, Gwasanaeth neu Yswiriant torri i lawr i ychwanegu'r dyddiad hwnnw. Defnyddiwch Dyddiad arall ar gyfer unrhyw beth arall, fel gwiriad bachyn tynnu. Rhowch y diwrnod y mae'n ddyledus, a dewiswch y person y mae wedi'i neilltuo iddo os dylai rhywun heblaw person y cerbyd gael gwybod.
Nid oes gan drelar MOT. Ar gyfer trelar, ychwanegwch ei Yswiriant ac Archwiliad o'i oleuadau, ei freciau, ei deiars a'r cyplydd.
Marciwch ddyddiad wedi'i wneud
Pan fydd tystysgrif yn cael ei hadnewyddu, pwyswch Marcio wedi'i wneud. Mae Scout Suite yn cofnodi'r diwrnod y cafodd ei wneud ac yn symud y dyddiad ymlaen gan flwyddyn, neu'r cylch a ddewisoch (bob 6 mis, neu bob 2 flynedd). Os caiff ei adnewyddu cyn iddo ddod yn ddyledus, mae'r dyddiad nesaf yn cadw'r un pen-blwydd. Os caiff ei adnewyddu'n hwyr, mae'r dyddiad nesaf yn cyfrif o'r diwrnod y cafodd ei wneud.
Uwchlwythwch y tystysgrifau
Agorwch y cerbyd a dewis Uwchlwytho o dan Tystysgrifau a chofnodion. Dewiswch y math: tystysgrif cofrestru V5C, tystysgrif yswiriant, tystysgrif MOT, cofnod gwasanaethu neu bolisi torri i lawr. Os yw'r dystysgrif yn profi un o'r dyddiadau, cysylltwch hi â'r dyddiad hwnnw. Gall ffeil fod yn PDF, llun, neu ddogfen Word neu Excel, hyd at 10 MB. Pan fydd tystysgrif newydd yn disodli hen un, uwchlwythwch y newydd a chadwch yr hen un hefyd.
Y rhybudd Peidiwch â gyrru
Mae cerbyd yn dangos sglodyn OK gwyrdd tra bod popeth yn gyfredol. Mae sglodyn ambr yn dangos y dyddiad nesaf pan fydd rhywbeth yn ddyledus o fewn 30 diwrnod. Mae sglodyn coch Wedi mynd heibio yn golygu bod dyddiad wedi mynd heibio. Mae sglodyn coch solet Peidiwch â gyrru yn golygu bod MOT neu yswiriant bws mini neu gar wedi dod i ben, neu fod yswiriant neu archwiliad trelar wedi dod i ben.
Mae Scout Suite yn dangos y rhybudd. Nid yw'n penderfynu beth mae'r gyfraith yn ei ganiatáu, felly gwiriwch y rheolau cyfredol ar gyfer eich cerbyd. Mae'r rhybudd yn diflannu pan fydd y dyddiad wedi'i adnewyddu a'i farcio wedi'i wneud.
Llogi cerbyd allan
Mae llogi allan i ffwrdd nes i chi ei droi ymlaen. Agorwch y cerbyd, dewiswch Golygu, a throwch Llogi'r cerbyd hwn allan ymlaen. Yna dewiswch bwy all ei logi: Ein sefydliad ein hunain yn unig, Sgowtiaid yn unig (sefydliad Sgowtiaid arall), neu Unrhyw un. Llenwch unrhyw amodau yswiriant mae eich polisi'n eu gosod, megis isafswm oedran, nifer y blynyddoedd y mae trwydded wedi'i dal, categori'r drwydded, ac unrhyw amodau eraill, un llinell i bob un.
Mae Scout Suite yn cadw'r amodau hyn a chadarnhad pob gyrrwr. Nid yw'n gwirio trwyddedau nac yn nodi beth mae'r gyfraith yn ei ganiatáu, felly gwiriwch yr amodau yn erbyn eich polisi yswiriant.
Archebwch y cerbyd ar gyfer ei ddyddiau allan
Ar y cerbyd, yn yr adran Llogi, dewiswch Archebu allan. Dewiswch y diwrnod mae'n gadael a'r diwrnod mae'n dychwelyd, pwy mae ar ei gyfer, a thâl os oes un. Mae archeb yn cadw'r cerbyd ar gyfer y dyddiau hynny, yn union fel pabell neu bafiliwn, felly ni ellir ei archebu ddwywaith ar yr un dyddiau. Nid yw'r cerbyd yn ymddangos yn eich rhestr offer, yng ngwiriadau stoc nac yn yr adroddiadau. Mae ei archebion yn dangos ar y dudalen benthyciadau offer, ac mae adran Llogi y cerbyd yn eu rhestru hefyd.
Ni ellir archebu cerbyd ar ddiwrnod pan fo ei MOT, yswiriant neu dreth wedi dod i ben, neu tra bo oddi ar y ffordd. Dangosir y rheswm ar y ffurflen archebu, felly adnewyddwch y dyddiad yn gyntaf.
Enwch y gyrwyr pan fydd yn gadael
Pan fydd y cerbyd yn mynd, dewiswch Trosglwyddo ar ei archeb. Enwch bob gyrrwr, a chysylltwch yrrwr â'i gofnod os ydynt yn eich sefydliad. Ar gyfer pob gyrrwr, ticiwch bob amod maen nhw'n ei fodloni. Ni chaiff y cerbyd ei drosglwyddo nes bod pob gyrrwr wedi'i enwi a phob amod wedi'i dicio ar gyfer pob un, ac mae'r cofnod yn dangos pwy gadarnhaodd a phryd.
Ei ddychwelyd a'i anfonebu
Pan fydd yn dychwelyd, dewiswch Marcio wedi'i ddychwelyd yn adran Llogi y cerbyd. Mae archeb gyda thâl yn cael ei hanfonebu o'r dudalen benthyciadau offer, yn union fel unrhyw fenthyciad arall.
Pwy sy'n cael ei atgoffa
Mae pob dyddiad yn cael nodyn atgoffa 30 diwrnod cyn, 7 diwrnod cyn, 1 diwrnod cyn, ar y diwrnod y mae'n ddyledus, ac 1 diwrnod ar ôl os nad yw wedi'i farcio wedi'i wneud. Mae'r nodyn atgoffa'n mynd at y person y mae'r dyddiad wedi'i neilltuo iddo ac at y person sy'n gyfrifol am y cerbyd, bob un unwaith. Os nad oes neb wedi'i osod, mae'r Prif Wirfoddolwr a'r bobl sydd â mynediad gweinyddol yn cael eu hatgoffa yn lle hynny.
Nid yw cerbydau sydd wedi'u harchifo, cerbydau sydd wedi'u nodi fel rhai a werthwyd neu a sgrapiwyd, na dyddiadau rydych wedi'u diffodd, yn cael unrhyw nodiadau atgoffa.
Diogelwch a'r pencadlys
Mwy yn y pwnc hwn
Risg, achosion, GDPR, yr adeilad a'r offer sydd ynddo.