Agendâu a chofnodion cyfarfodydd

Agorwch y cyfarfod. O dan Agenda, ychwanegwch yr eitemau safonol gydag un clic (Ymddiheuriadau, Datganiadau o fuddiant, Cofnodion y cyfarfod diwethaf, Materion yn codi, Unrhyw fater arall, Dyddiad y cyfarfod nesaf), neu teipiwch eich rhai eich hun ac Ychwanegu eitem. Defnyddiwch y saethau i aildrefnu.

Agorwch eitem gyda'r pensil i ychwanegu nodiadau, cyflwynydd a'r amser a ganiateir, ac i ychwanegu papurau: llusgwch ffeiliau i'r blwch llwytho i fyny, neu cysylltwch ddogfen sydd eisoes yn Scout Suite.

Mae Copïo'r agenda o'r cyfarfod diwethaf yn dod â'i heitemau draw, unrhyw eitemau a ohiriwyd y tro diwethaf, ac eitem Materion yn codi gyda'r camau gweithredu sy'n dal ar agor. Mae Cadw templed yn cadw'r agenda ar gyfer y tro nesaf, a gallwch ddechrau cyfarfod newydd o dempled.

O dan Gwahoddedigion, ychwanegwch bobl yn ôl rôl, yn ôl tîm adran, fesul un, neu drwy e-bost ar gyfer pobl y tu allan i Scout Suite.

Does dim angen agenda arnoch i wahodd pobl. Mae Anfon gwahoddiad yn e-bostio'r dyddiad, yr amser a'r lle (neu'r ddolen i ymuno), gyda gwahoddiad calendr a'r botymau ateb. Mae Anfon gwahoddiadau i'r alwad ar gyfer cyfarfodydd ar-lein yn rhoi pobl ar yr un rhestr.

Pan fydd yr agenda'n barod, mae Anfon agenda yn e-bostio'r agenda at bob person fel y caniateir iddyn nhw ei gweld. Mae unrhyw un sydd eisoes wedi'i wahodd yn cael gwybod bod agenda'r cyfarfod yn barod, ac mae eu gwahoddiad calendr yn cael ei ddiweddaru yn hytrach na'i ychwanegu eto.

Mae pob e-bost yn dweud sut y bydd y cofnodion yn cael eu gwneud, a, phan fydd y cyfarfod yn cael ei recordio, y bydd yn cael ei recordio.

Newidiwch yr agenda ac anfonwch eto: mae'r e-bost yn dweud Agenda wedi'i diweddaru ac mae'r gwahoddiad calendr yn diweddaru'r un sydd gan bobl eisoes.

Gall pobl ateb Yn dod, Ymddiheuriadau neu Ddim yn siŵr o'r e-bost heb fewngofnodi. Mae ymddiheuriadau'n ymddangos o dan yr eitem Ymddiheuriadau. Mae Llenwi presenoldeb o'r gwahoddedigion yn ychwanegu pawb heblaw'r ymddiheuriadau at y rhestr bresenoldeb, y gallwch ei chywiro wedyn.

Mae panel yr agenda'n ymddangos ar dudalen y cyfarfod ar gyfer cyfarfodydd wyneb yn wyneb ac wrth ymyl yr alwad yn ystafell y cyfarfod. Dechrau'r agenda, yna Yr eitem nesaf wrth i chi fynd; mae'r eitem gyfredol wedi'i hamlygu i bawb.

Mae unrhyw beth a ychwanegir yn ystod y cyfarfod, fel eitem ychwanegol o dan Unrhyw fater arall, wedi'i farcio'n Ychwanegwyd yn y cyfarfod.

Mae gan y cerdyn Cofnodion le ar gyfer cofnodion, penderfyniadau a chamau gweithredu pob eitem (gyda pherchennog a dyddiad dyledus). Gall unrhyw un sy'n gallu rheoli cyfarfodydd eu golygu nes eu bod wedi'u llofnodi. Os oes rhywun yn eu teipio, dewiswch Pwy sy'n cymryd y cofnodion; mae'r e-bost yn dweud Cofnodion gan y person hwnnw.

Marciwch eitem yn Wedi'i gohirio i'r cyfarfod nesaf neu Heb ei thrafod. Mae eitemau a ohiriwyd yn dod ymlaen i agenda'r cyfarfod nesaf.

Datganiadau o fuddiant: cofnodwch pwy ddatganodd beth, ac ar ba eitem. Cofnodion y cyfarfod diwethaf: Wedi'u cymeradwyo fel cofnod cywir, neu Wedi'u cymeradwyo gyda diwygiadau gyda'r diwygiadau. Materion yn codi: rhowch ddiweddariad i bob cam gweithredu agored, neu marciwch ef yn Wedi'i wneud. Mae camau gweithredu agored yn dal i ddod yn ôl o dan Materion yn codi nes eu bod wedi'u gwneud.

Mae Lawrlwytho cofnodion yn eu rhoi yn nhrefn yr agenda gyda chofnodion, penderfyniadau a chamau gweithredu pob eitem. Mae Llofnodi'r cofnodion yn llofnodi'r set gyfan.